其实最初的想法不过是打算推荐一个GTD类别的软件，但是想来想去，考虑大家也许并不是十分了解GTD的含义和GTD软件使用的妙处，于是想来想去，还是写一个GTD系统的文章，介绍一下GTD的妙处。不过在写这个文章之前，我还是提醒一句：

GTD软件的使用只不过是工具，有些人用一张白纸一样也可以实现GTD。GTD是一种行为管理方法，不是单纯的软件或者应用！

什么是GTD？为什么使用GTD来管理？

GTD是英文Getting Things Done的缩写，是一种行为管理的方法，也是David Allen写的一本书的书名。

GTD的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情。GTD在心理上的好处在于使你需要完成的事情相关的信息易于保存，跟踪和获取。把“下一步行动”根据场景分类存放在“可信的系统”当中，是一个能使我们在正确的时间得到正确的提醒的手段。

换句话说，成功的应用GTD，可以让你事半功倍。

关于GTD具体的好处，可以参见我在网上找到的一篇文章：Why ‘What’s the Next Action’ is the Most Important Question（实在没兴趣看英文的可以点这里）。

GTD制定的流程

GTD的核心原则如下：

搜集

把任何你需要跟踪或者记住或者做的事情记在Allen称之为‘水桶’的地方：一个收件箱，电子邮箱，磁带，笔记本，PDA，或者它们的组合。把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的搜集设备里，准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。

处理

处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程：

    * 从最上面开始。
    * 一次处理一项。
    * 不把任何东西放回收件箱。
    * 如果任何一项需要做：

        * 做（如果花的时间少于两分钟）
        * 委托别人完成，或者
        * 把它延期。

    * 否则

        * 把它存档以便查询，
        * 把它扔掉，或者
        * 使它成熟以便下一步的处理

小知识：两分钟原则

任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

组织

Allen描述了一个建议的列表集合，你可以用来跟踪需要关注的项目：

    * 下一步行动(Next actions) – 对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如，如果事项为“写项目报告”，下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”，或者“给Jim打电话问报告的要求”，或者类似的事情。虽然要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“环境”整理分类，例如“在办公室”,“用电话”,“在商场”.

    * 项目(Projects) – 每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“项目”.使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。

    * 等待(Waiting for) – 当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件，就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。

    * 将来／可能(Someday/Maybe) – 这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习中文”，或者“进行一个潜水假期”.

对于跟踪你的预约和委托，一个日历也是重要的；另外，Allen特别推荐日历应该被用在他所谓的“硬工程”上：必须在某个特定的期限之前完成的事情，或者在约定的时间和地点完成的会议和约会.“待办”事项应该用在下一步行动列表当中。

GTD的最后一个关键组织模块是归档系统.“Getting Things Done”书里说如果要用一个归档系统，那它必须得是简单易用和有趣。即使是一张纸，如果你需要用来记录参考信息，如果不属于你已经有的一个目录，也要有自己的文件组织方式。Allen的建议是你可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统，这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息。

Google的Gmail的用户可以用创建标签的方式来创建“待办事项”和“项目”，这种方式在Bryan Murdaugh的 “Getting Things Done with Gmail”白皮书(PDF)中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念，但是是在在线的电子邮件系统中实施。

检查

如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查，那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。以你当时拥有的精力，资源和时间，决定什么是对你来说最重要的事情，然后做。如果你倾向于拖延，你可能会老是做最容易的事情，避免那些难的。为了解决这个问题，你可以一个接一个地做列表上的事情，按照它们的顺序，就象你处理你的收件箱一样。

至少以星期为周期，GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统，而且所有的事情都更新到符合最新的情况。Allen建议制作一个难题档案来帮助你更新你关于主要行动的记忆。

做

如果你把你的时间都花在組織工作、而不是做它们，那么這樣的系统是不好的！David Allen的观点是，如果你可以把必須做的事情，讓它變得簡單、容易、有趣的話，那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。

GTD的工具

这里才到本文的最初目的，虽然前面浪费了很多话语去解释什么叫做GTD，但是却很能帮助理解，因为只有在理解的基础之上才能方便的利用GTD，而不要被GTD奴役。还有，记住：GTD是一种方法，软件只是工具，即使没有软件，一张纸也是可以实现的！

原推荐软件有点问题，这个稍后补上。使用阅读器浏览的同学还请关注：http://www.kernel2heart.com/2010/05/build-your-own-GTD-system

关于GTD的恳切建议

初步接触GTD的人都容易有个通病，在选择哪些GTD软件和如何设置软件等问题上左思右虑，耗费了不少时间，有点“出师未捷心先累”。其实，不用考虑那么多的，在使用过程中不断增加常用的context和tag，然后将GTD落实到生活当中，以后在实践中不断增删调整就行了。
如果非要在开始GTD前就计划好一切，这里有个逆向思维的建议：不要先考虑我们会在哪些地点，采用哪种方式来做哪种类别的任务，而先考虑我们会做哪些事情，譬如经常逛超市、到电脑城买东西、联系某某部门的人员等，然后根据这些事情来决定GTD软件里的“context上下文”和“tag标签”、“分类”。

写在最后

本来上一节应该是这个文章的结尾，但是在翻看GTD的文章时，我发现了几句话，十分可以概述我写这篇文章的目的。

1. 兴趣： 将目标转化为兴趣。乐趣来源于过程，而非结果。有了乐趣，一切问题将迎刃而解。另外，还需要让目标容易，简单；
2. 目标： GTD仅仅是实现目标的方法，本身无用；目标才决定你的命运。你可以用任何方法，但你不能没有目标。

FAQ：

1.  怎么设定目标？

你的视野决定了你的目标。你的目标决定了你。

怎么执行和贯彻目标？细化目标，采用类似GTD的方法来保证执行。本文有详细答案。

2.  怎么解决原动力问题？

将目标变成兴趣，乐在其中。怎么变成兴趣？4个字，用心体会。

纯以结果为导向者，丢失乐趣；反之，用心经历者体验乐趣。结果只能带来瞬间快乐后的空虚；事情本身才会带来持久且丰富的乐趣和奖励。

用心体会事情本身的乐趣。

3.  还是没有乐趣？

更乐观点，并寻找志同道合者

 

这篇文章注定只有极少一部分人愿意花时间来读懂和并且理解，所以，谢谢你。很多人宁愿花很多时间去玩游戏去看片，去不停的忙碌，却很少愿意彻底停下来，用心来思考一下自己。这就是大多数人的一生~ 所以，很多人的人生，其实只是路过而已。